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Indépendant : tout savoir sur la facturation

De Dylan Zereni le 2septembre, 2021

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Dylan Zereni

Partnerships Manager @ Mansa. Je partage les meilleurs conseils pour accompagner les indépendants.

En tant que freelance ou travailleur indépendant, vous vendez des produits ou des prestations de services à vos clients. Et pour formaliser cette vente et lui donner une valeur juridique et commerciale, vous devez éditer une facture.

 

La facture est au cœur de votre activité. Elle vous protège (avec le devis), en formalisant votre vente. Et elle vous aide à vous y retrouver dans votre comptabilité et dans la gestion de votre trésorerie.

 

Alors oui, l’administratif ce n’est pas une partie de plaisir. Mais cela ne doit pas vous ralentir dans votre projet entrepreneurial. Pour vous simplifier la tâche, nous vous expliquons dans cet article tout ce que vous devez savoir à propos de la facturation pour indépendant.

 

Sommaire

1 - Pourquoi et comment facturer ?

2 - Quelles sont les obligations des indépendants par rapport à la facturation ?

3 - Quelles sont les mentions obligatoires ?

 

1 - Pourquoi et comment facturer ?

 

La facturation est une obligation vis-à-vis de la loi, qui s’applique à tous les indépendants dans l’exercice de leur activité professionnelle :

  • Prestations de service ou de vente de marchandise entre professionnels ;
  • Prestations de service effectuées pour un particulier, d'un montant supérieur à 25 € TTC ;
  • Ventes à distance ;
  • Livraisons aux enchères publiques de biens d'occasion, d’œuvres d'art, d'objets de collection ou d'antiquité.

 

“La facture est un document détaillé des prestations ou des marchandises vendues (quittance pour une facture payée, note, relevé). Il s'agit d'un document de nature commerciale et comptable établi par une structure juridique (société, association, entrepreneur individuel par exemple). Il constate les conditions des achats et ventes de produits, de marchandises ou de services rendus (nature, quantité, poids, qualité, prix, conditions et échéance de paiement notamment)” (service-public.fr).

 

Pour éditer une facture, vous pouvez utiliser un logiciel de facturation. Cela vous fera gagner du temps et limitera les risques d’erreurs, que l’on peut faire en utilisant un modèle Word ou Excel trouvé en ligne par exemple. L’offre de logiciels de facturation (et de devis) pour indépendant et freelance est très large. Profitez des essais gratuits, de manière à tester les solutions qui vous semblent les plus adaptées (simplicité d’utilisation, interface conviviale, lien avec vos banques et outils de comptabilité, etc.).

 

2 - Quelles sont les obligations des indépendants par rapport à la facturation ?

 

D’abord, vous devez immatriculer votre entreprise ou votre société (EURL ou SASU) pour pouvoir émettre des factures.

 

Ensuite, la facture doit être délivrée selon les échéances suivantes :

  • Livraison de biens : lors de l’échange des consentements (contrat, bon de commande, devis signé), même si le bien n’a pas été délivré ou si le prix n’a pas été payé.
  • Prestation de service : lors de la réalisation.

 

Notez que la DGFIP admet un différé de facturation de maximum 1 mois en fonction des cas.

 

Évidemment, vous pouvez émettre une facture d’acompte avant le début de la prestation. C’est un outil à utiliser en particulier pour maîtriser votre trésorerie, payer les frais que vous devez avancer pour votre travail, et vous engager mutuellement quant à la réalisation de la vente.

 

Enfin, en tant que vendeur ou acheteur, vous devez conserver un exemplaire de toutes vos factures pendant un délai précis de 10 ans.

 

3 - Quelles sont les mentions obligatoires ?

 

Les factures doivent comporter des mentions légales spécifiques :

    • La date d’émission de la facture
    • La numérotation (voir ci-dessous)
    • La date de la vente ou de la prestation
    • L’identité de l’acheteur (nom et adresse)
  • L’identité du fournisseur
  • Le cas échéant, le numéro du bon de commande
  • Le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client, si ce dernier est redevable de la taxe. Si vous êtes soumis au régime de la franchise en base de TVA, lisez la mention en dessous de cette liste.
  • La désignation du produit ou de la prestation
  • Le décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni
  • Le prix unitaire hors TVA des produits vendus (ou taux horaire hors TVA des services fournis)
  • Les éventuelles majorations du prix (frais de transport, d’emballage, de facturation…)
  • Le taux de TVA légalement applicable ainsi que le montant total de la TVA correspondante
  • Les réductions de prix (rabais, remises et ristournes)
  • La somme totale à payer, hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
  • La date de règlement de la facture

 

Une attention particulière doit être portée à propos de la numérotation. Vous devez respecter des règles strictes (au risque d’être redressé, en cas de contrôle fiscal) :

 

“La numérotation des factures est représentée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. [...] Deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro” (source : service-public.fr).

 

Enfin, si vous bénéficiez du régime de la franchise en base de TVA (cas courant pour les micro-entrepreneurs), vous devez obligatoirement citer la mention suivante sur chaque facture de vente : « TVA non applicable - article 293 B du CGI ». Dans ce cas, vous ne collectez pas (et donc ne facturez pas) de TVA sur vos ventes. Les intérêts de ce régime pour vos clients sont de :

  • Ne pas avancer la TVA à l’Etat (pour les entreprises).
  • Réaliser une économie sur le prix total (pour les particuliers).

 

Vous connaissez désormais l’essentiel des informations pratiques à connaître sur la facturation pour indépendant, freelance et auto-entrepreneur. Pour aller plus loin, nous vous recommandons de lire cet article : Facturation et Devis : 4 conseils pour les indépendants.

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