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Facturation et Devis : 4 conseils pour les indépendants

De Antoine Brissy le 5juin, 2021

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Antoine Brissy

Acquisition @ Mansa

Devis et factures font partie du quotidien de l’entrepreneur. Ces documents servent de preuve administrative et comptable de votre activité. À chaque vente, sa facture ! Alors oui, ces tâches administratives d’édition, de classement et d’archivage peuvent faire peur. Elles vous éloignent un instant de votre cœur de métier. Mais d’une part, vous n’avez pas le choix (obligation légale) et d’autre part, ces documents sont des outils de gestion. Ils vous seront bien utiles dans le développement de votre activité.

 

Nous avons rassemblé dans cet article nos 4 meilleurs conseils pour vous aider à mieux maîtriser ces tâches administratives, à vous organiser et vous concentrer sereinement sur l’essentiel : votre activité.

 

Sommaire

 

Conseil #1 : Ne sous-estimez pas l’intérêt des devis

Conseil #2 : Respectez les mentions obligatoires sur vos factures

Conseil #3 : L’organisation est la clé

Conseil #4 : Digitalisez et concentrez-vous sur l’essentiel

 

Conseil #1 : Ne sous-estimez pas l’intérêt des devis

 

“Avant l'achat d'un produit ou d'une prestation de service, le consommateur doit être informé de ses caractéristiques essentielles, du prix, de la date ou du délai de livraison du produit ou d'exécution du service. Ces informations pré-contractuelles sont souvent intégrées dans un devis. Sa délivrance est obligatoire dans certains cas” (source : service-public.fr).

 

Un devis est un document permettant à un professionnel de faire une proposition de prix à un potentiel client, pour la vente de biens ou de services.

 

Pour le vendeur, le devis est un très bon moyen de détailler l’objet de la vente : les prestations, produits, délais et prix. Pour l’acheteur, c’est souvent un élément comparatif : à prestation égale, il pourra comparer les devis de différents fournisseurs.

 

Mais le devis est surtout un très bon outil pour sécuriser la prestation. Les prix, les délais et le consentement des parties sont écrits sur un document ayant une valeur juridique.

 

Quel que soit l'objet du contrat, un devis doit “obligatoirement être écrit avant l'achat dès que l'engagement des parties dépasse 1 500 €(source : service-public.fr).

 

N’hésitez pas à utiliser cet outil qui vous permettra de présenter votre offre d’une manière claire et de disposer d’une preuve contractuelle, dans la mesure où votre client a bien signé le devis.

 

Conseil #2 : Respectez les mentions obligatoires sur vos factures

 

Une facture est un document présentant des prestations ou des marchandises vendues par un professionnel à un client. Ce document a une valeur juridique, administrative et comptable importante… S’il présente bien certaines mentions obligatoires. Dans le cas contraire :

  1. Sa valeur peut-être remise en question
  2. Le professionnel peut recevoir une amende

 

Nous tenons absolument à ce que vous soyez bien informé sur ce sujet. Car la facture valide votre travail. Il serait dommage (et risqué) de ne pas formaliser correctement une vente, en passant à côté de ces mentions obligatoires.

 

Selon le site du service public, ces mentions sont au nombre de 15 :

    1. La date d’émission de la facture
    2. La numérotation (voir conseil #3)
    3. La date de la vente ou de la prestation
    4. L’identité de l’acheteur (nom et adresse)
  • L’identité du fournisseur
  1. Le cas échéant, le numéro du bon de commande
  2. Le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client, si ce dernier est redevable de la taxe. Si vous êtes soumis au régime de la franchise en base de TVA, lisez la mention en dessous de cette liste.
  3. La désignation du produit ou de la prestation
  4. Le décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni
  5. Le prix unitaire hors TVA des produits vendus (ou taux horaire hors TVA des services fournis)
  6. Les éventuelles majorations du prix (frais de transport, d’emballage, de facturation…)
  7. Le taux de TVA légalement applicable ainsi que le montant total de la TVA correspondante
  8. Les réductions de prix (rabais, remises et ristournes)
  9. La somme totale à payer, hors taxe et toutes taxes comprises (TTC)
  10. La date de règlement de la facture

 

Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA (en tant qu’auto-entrepreneur par exemple), la facturation sera faite hors taxe. Aussi, vous n’aurez pas besoin d’indiquer un numéro d’identification à la TVA (point 7 de la liste ci-dessus). Par contre, vous devrez obligatoirement faire apparaître la mention suivante sur votre facture : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

 

Pour tout savoir à propos de la TVA, n’hésitez pas à consulter notre article : Déclarer sa TVA en tant qu’indépendant.

 

En cas d’absence de ces mentions obligatoires, vous risquez une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant. Nous verrons avec le conseil #4 qu’il existe des outils vous permettant de respecter facilement toutes ces différentes mentions obligatoires sur vos factures.

 

En cas de manquement à l’obligation de facturation, l’amende s’élève à 75 000 € pour une personne physique (ou 375 000 € pour une personne morale).

Conseil #3 : L’organisation est la clé

 

Nous vous en parlons dans notre article à propos de la gestion des factures : l’organisation est la clé d’une gestion administrative infaillible.

 

Pour cela, planifiez dans votre agenda des plages horaires dédiées à l’administratif. Par exemple, chaque vendredi après-midi peut être dédié à l’édition, l’archivage et le classement de vos devis et factures.

 

Ensuite, vous pouvez vous créer une check-list des différents points à exécuter, lorsque vous faites un devis ou une facture. C’est un moyen très simple d’éviter des erreurs et de gagner du temps sur le long terme.

 

Parlons maintenant de la numérotation. Nous l’avons vu lors du conseil #3, vos factures doivent comporter obligatoire une numérotation :

 

La numérotation des factures est représentée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Il n'est pas possible d'émettre des factures plus tard, elle doit être émise au moment de la vente ou de la prestation de service. Deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro” (source : service-public.fr).

 

Les points clés à retenir par rapport à la numérotation sont les suivants :

  • Chaque facture dispose d’un numéro unique
  • Ces numéros se suivent d’une manière chronologique
  • Il ne doit pas y avoir de rupture entre la numérotation de deux factures consécutives
  • Deux factures ne peuvent pas avoir la même numérotation

 

Pour éviter des prises de tête à ce sujet, nous vous parlons dans le conseil #4 d’outils permettant d’automatiser de manière fiable la numérotation des factures.

 

Enfin, pensez à bien archiver vos factures. Que vous utilisez des factures papiers ou digitales (conseil #4), vous devez pouvoir consulter ces documents facilement, tout en les conservant dans un endroit sécurisé. Notez d’ailleurs que la durée légale de conservation des factures de ventes et d’achats est de 10 ans.

 

 

 

Conseil #4 : Digitalisez et concentrez-vous sur l’essentiel

 

Comme souvent, la technologie est là pour vous aider à automatiser et digitaliser le superflu. C’est le cas de la gestion des devis et des factures.

 

Vous l’avez vu, ces documents sont très importants aux yeux de la loi, mais aussi pour votre business. Aussi, les obligations légales qui entourent la facturation sont nombreuses.

 

Afin de vous éviter des soucis, et de vous concentrer sur l’essentiel (votre activité d’indépendant 💜), nous vous conseillons grandement d’utiliser un outil dédié à la gestion de vos devis et factures.

 

Il existe de nombreuses applications pour cela. Certaines sont dédiées aux indépendants (comme Freebe par exemple). D’autres sont directement disponibles sur la plateforme de votre néobanque (comme Qonto ou Shine). Si ces différentes solutions sont payantes, sachez qu’il existe également des outils gratuits comme Henrri. 

 

N’hésitez pas à consulter cet article comparatif, pour vous aider dans le choix d’une solution de facturation.

Et rendez-vous sur notre blog, pour d’autres conseils utiles pour votre activité d’indépendant.

 

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